Die Gemeindehalle gehört grundsätzlich der Ortsgemeinde Bubenheim und damit im übertragenen Sinn allen Bürgerinnen und Bürgern des Ortes. Die Verwaltung der Gemeindehalle, die ein Vermögen im haushaltrechtlichen Sinne darstellt, obliegt grundsätzlich dem Ortsbürgermeister oder im Vertretungsfalle dem Beigeordneten. Er hat somit die grundsätzliche Verfügungs- und Schlüsselgewalt über das Gebäude und alle dazu gehörigen Einrichtungen und Räumlichkeiten.
Nachdem die Hallengemeinschaft zum 31.12.2022 aufgelöst wurde, obliegt die Verwaltung nunmehr komplett der Ortsgemeinde. Um aber die Interessen der Vereine, die an der Hallengemeinschaft beteiligt waren, weiterhin gewahrt zu wissen, wurde ab dem 01.01.2023 ein Hallenausschuss gebildet, der sich aus Vertreterinnen und Vertretern von Gesangverein, Sportverein, Landfrauen und Gemeinderat zusammen setzt. Ihm gehören an:
- der Ortsbürgermeister bzw. der 1. Beigeordnete
- Tonja Loureiro
- Guido Sprenger
- Annette Sprenger
- Andrea Sprenger
- Kirstin Albrecht
- Bettina Mack
- Doris Mack
- Mario Ludwig
Aus dem Ausschuss heraus wurde Tonja Loureiro als Hallenmanagerin bestimmt, die neben dem Ortsbürgermeister für alle Fragen rund um die Gemeinschaftshalle, vor allem bei Vermietungen u. ä. zur Verfügung steht.